Từ "phải làm" thành “được làm": Hành Trình cải tiến chất lượng Check-in
Trong OKRs, việc check-in và thực hành CFR được xem như “mạch đập” của quản trị mục tiêu. Vì vậy, làm sao để mình liên tục cải tiến, để mỗi buổi check-in trở thành một nghi lễ mà ở đó niềm vui và hiệu quả hòa làm một—nơi mọi người cảm thấy “được tham gia” thay vì “phải tham gia”?
Tự nhìn nhận, mình vẫn chỉ là người thực hành CFR một cách cần mẫn, chưa đạt được thành tựu gì quá nổi bật. Tuy nhiên, những buổi check-in gần đây đã tốt hơn rất nhiều so với giai đoạn đầu, điều này được chính quản lý và thành viên trong team xác nhận.Vậy mình đã làm gì để nâng cao chất lượng các buổi check-in, biến chúng thành những cuộc trò chuyện ý nghĩa, hiệu quả mà vẫn giữ được sự nhẹ nhàng, vui tươi? Chuẩn bị bản nháp check-in thật kỹ
Đây vốn là nguyên tắc của OKRs nên chắc mọi người đều quen thuộc. Để quản lý dễ theo dõi, mình thường ghi chú cả trạng thái thực hiện vào mục O thay vì chỉ mô tả trong từng KRs. Ở phần O, mình trình bày tổng quan về tình hình thực hiện: tuần vừa rồi có “small wins” gì, bài học rút ra là gì, hay có điều gì trong công việc hoặc cuộc sống đang cản trở mình.
Mục này giúp quản lý nắm được bức tranh tổng thể về tiến độ bộ OKRs và bối cảnh hiện tại của mình, hiểu rõ điều gì đang tác động, điều gì đáng ăn mừng hoặc mới được khám phá. Thiền đầu giờ
Mình và các thành viên trong team thường dành 5–10 phút để thiền trước khi bắt đầu check-in. Việc này giúp cả team lắng lại và đưa tâm trí trở về hiện tại. Sau vài tháng duy trì thói quen “nhỏ mà có võ” này, mình nhận thấy bản thân bước vào buổi check-in tỉnh táo và bình tĩnh hơn, không còn báo cáo một cách vội vàng hay bị chi phối bởi những suy nghĩ lộn xộn trước đó. Check-in cảm xúc như một nghi lễ mở đầu
Sau khi thiền, bọn mình dành khoảng 1-2 phút để rà soát lại trạng thái của bản thân. Một số câu hỏi thường dùng:
- Hiện tại anh/chị đang trong trạng thái như thế nào?
- Một điều anh/chị muốn ghi nhận bản thân trong tuần vừa qua?
- Mức năng lượng của anh/chị đang ở mức mấy trên thang điểm 1–10?
Những câu hỏi đơn giản này giúp tạo kết nối, hiểu hơn về cảm xúc của nhau, đồng thời cùng ăn mừng những chiến thắng nhỏ trong tuần. Check-out để kết thúc buổi check-in trọn vẹn
Ở 5 phút cuối, bọn mình dành thời gian lắng lại sau các phần trao đổi, sau đó dành 1–2 phút để check-out. Điều này như một lời nhắc để mỗi người quay về hiện tại, nắm bắt xem đối phương đang ở trạng thái nào và cùng “đóng” lại buổi check-in một cách trọn vẹn. Một số câu hỏi mình hay dùng:
- Cảm xúc hiện tại của anh/chị đang như thế nào?
- Mức năng lượng hiện tại có thay đổi so với lúc đầu không?
- Một điều anh/chị “take-away” sau buổi hôm nay?
- Điều gì khiến anh/chị ấn tượng nhất trong buổi check-in?
- Nếu được chọn 1 việc làm ngay sau buổi này, anh/chị sẽ làm gì?
Không nhất thiết phải thay đổi câu hỏi mỗi buổi; chỉ nên chọn 1–2 câu để tránh gây rối. Xin feedback sau mỗi buổi để liên tục cải tiến
Mình có hai buổi check-in mỗi tuần: một với QLTT và một với thành viên trong team. Vì hai nhóm đối tượng khác nhau nên mình sử dụng hai form feedback riêng để tổng hợp thông tin hiệu quả hơn.
Mỗi lần check-in kèm feedback đều cho mình thêm dữ liệu để xem mình đã làm tốt điểm nào, chưa tốt ở đâu. Ở buổi sau, mình chọn duy nhất một điểm để cải thiện. Mỗi lần điều chỉnh dù nhỏ cũng giúp mình duy trì ý thức vào việc cải tiến chất lượng của buổi check-in.Trên đây là những điều mình đã thực hiện để biến mỗi buổi check-in trở thành một nghi lễ và một cuộc trò chuyện thực sự có ý nghĩa. Hy vọng những chia sẻ này sẽ mang lại cảm hứng để anh chị em bắt đầu những thay đổi nhỏ, để việc check-in hay thực hành CFR ngày càng trở thành điều “được làm” thay vì “phải làm”.
